De een heeft niks met conferenties en de ander is een graag genodigde gast. Bij welk kamp je ook hoort, als aanwezige wil je niets liever dan dat alles goed te volgen is. Hoe kundig de aanwezige ook zijn, zonder een goede ruimte kom je nier ver. Wanneer je voor het eerst een conferentie organiseert, dan kunnen we ons goed voorstellen dat je er alles aan wilt doen om niet beginnersfouten te maken. Met dit blog nemen we je mee welke elementen een conferentiecentrum moet bezitten, zodat jouw conferentie volledig kan slagen.
1. Een goed verstaanbaar geluid
Het belangrijkste middel van een conferentie is spreken. Zeker wanneer de conferentie uit grote groepen bestaat, dan is een goede geluidsinstallatie een vereiste. Test in dit geval of de geluidsinstallatie genoeg volume heeft om de gehele ruimte te vullen. Ook teveel bas of echo kan storend worden bij lange sprekerssessies. Als de spreker luidt en duidelijk te verstaan is, dan zal je zien dat alle aanwezige ook veel beter zullen luisteren.
2. Presentatie mogelijkheden
Wanneer je sprekers een inhoudelijke dia hebben voorbereid, dan zal het zonde zijn als alle aanwezige deze niet kunnen zien. Let daarom altijd goed op of er goede presentatie mogelijkheden zijn. Ga hierbij ook net als het geluid langs of de presentatie wel goed zichtbaar is voor alle aanwezige. Sommige schermen worden namelijk lastig zichtbaar wanneer er vanuit een hoek naar wordt gekeken. Zo voorkom je onrust en kan de spreker zich focussen op de inhoud.
3. Voldoende parkeergelegenheid
Je hebt een prachtige locatie gevonden in een monumentaal pand in het centrum van een historische stad. Het lijkt een perfecte locatie, maar let bij dit soort locaties er altijd goed op dat de parkeergelegenheid goed is. Wanneer genodigde ver moeten lopen naar de locatie, dan is dit niet alleen vervelend. Je zal ook zien dat er veel genodigde te laat aanwezig zullen zijn. Laatkomers zijn vervelend, maar zeker als bijna alle genodigde het niet redden. Zorg daarom voor een locatie met voldoende parkeergelegen voor een soepel verloop van het congres.
4. Goede bereikbaarheid
Wanneer je in Groningen woont en een auto bezit dan is een conferentie in Pieterburen voor jou geen probleem. Wanneer er genodigde uit het hele land komen, dan zullen die er anders over denken. Wanneer je graag wilt dat alle genodigde ook aanwezig zullen zijn, bedenk dan goed waar je de conferentie houdt. Wanneer de genodigde uit heel het land komen neem dan een centrale locatie in de buurt van Utrecht of Den Bosch. Deze plaatsen zijn goed met het openbaar vervoer bereikbaar, als met de auto. Je zal merken dat de afmeldingen een stuk lager liggen dan bij een andere locatie.
5. Een verzorgde uitstraling
Als woonvariant lezer is dit punt op jouw buik geschreven, maar hij blijft voor iedere conferentie belangrijk: de uitstraling. De uitstraling van een locatie zorgt voor een serieuze en prettige sfeer. Het kan zelfs een creatieve boost geven aan de aanwezige. Daarnaast straalt een verzorgd centrum ook op jou af als organisator. Op deze manier hebben ze het volste vertrouwen om weer bij jou langs te komen bij een volgende conferentie of om de organisatie van het congres nogmaals door jou te laten verzorgen.
Op zoek naar een conferentiecentrum?
Ben je op zoek naar een conferentiecentrum? Bekijk dan eens het aanbod van De Ruwenberg. Dit hotel als centrum voor congressen, conferenties en events voldoet aan alle bovenstaande punten. Zo weet je zeker dat jouw congres geslaagd is.
